Gestion documentaire
Gérer efficacement les documents contrôlés
Le module Gestion documentaire permet de gérer tout type de document physique ou électronique dans l’entreprise. Il facilite le classement et la recherche d’information et automatise, par voie électronique, les processus de révision et d’approbation des documents avec signatures électroniques.
Il permet également de contrôler l’accès aux documents pour que l’usager ne consulte que les versions à jour, d’automatiser le maintien des historiques et de s’assurer de la traçabilité complète sur toutes les transactions. C’est l’outil idéal pour rendre la bonne information facilement accessible à tous, aviser les gens de tout changement et garder une traçabilité complète sur toutes les modifications effectuées dans un document.
Cycles automatisés et traçabilité complète
Dans notre logiciel qualité, environnement et santé-sécurité, la gestion documentaire consiste à gérer le plan de classification, les calendriers de conservation, les documents papiers et électroniques, les exemplaires secondaires (copies papiers ou électroniques), les prêts et les archives physiques.
Le système de gestion documentaire permet de garantir l’utilisation du document le plus à jour, de conserver les versions antérieures en historique, d’afficher l’historique complet des transactions, de gérer l’édition d’un document et ses différentes versions, de personnaliser un « workflow » permettant d’automatiser les tâches de vérification, d’approbation et de diffusion avec confirmation de lecture.
La recherche de documents se fait simplement et rapidement à l’aide d’outils de recherche et un module Web. Il y a possibilité de contrôler les accès aux documents, de limiter les droits par individu ou par groupes d’utilisateurs et d’utiliser des canevas/macros pour des en-têtes de lettre dynamiques.
Le système de gestion documentaire est intégré aux autres modules IsoVision tels que Non-conformités, Planification, Audits et inspections, Tableau de bord de gestion, Formation et compétences, Entretien des équipements, etc.
Avantages et bénéfices du module Gestion documentaire
- Automatisation et accélération des cycles de révision, approbation et de diffusion des documents grâce au «Workflow».
- Accès et consultation facilités des documents à jour.
- Sécurité intégrée dans le système et accès en mode multisite si désiré.
- Élimination des formulaires papiers et des fichiers non intégrés.
- Nombreux rapports statistiques disponibles.
- Nombreux indicateurs clés de performance intégrés (ICP / KPI) qui vous permettront de vous comparer et de vous améliorer.